Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Hermann-Stamm-Realschule – Staatliche Realschule Schwabach
vertreten durch den Schulleiter Herrn Nikolaus Schöpp
Waikersreuther Straße 9a, 91126 Schwabach
Telefon: 09122 6312-6 · Telefax: 09122 6312-80
E-Mail: sekretariat [at] rs-schwabach [Punkt] de
Internet: www.rs-schwabach.de

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der Schule ist Herr Marko Oppel.
E-Mail: opp [at] rs-schwabach [Punkt] de

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Das Portal unterstützt die schulinterne Organisation: Anträge auf Dienstbefreiung, Krank- und Gesundmeldungen, Vertretungsplanung, Geräteverwaltung und -ausleihe, Schadens- und IT-Meldungen, die Kaffeekasse des Kollegiums, Passwort-Meldungen von Schülerinnen und Schülern sowie die wöchentliche Info „WozDi".

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den bayerischen Schul- und Datenschutzvorschriften (u. a. Art. 85 BayEUG, Art. 4 und Art. 6 BayDSG). Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Grund einer Krankmeldung, ärztliches Attest) stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit den dienst- und beamtenrechtlichen Vorschriften. Die Anmeldung erfolgt über das Microsoft-Schulkonto (Single Sign-on); ein eigenes Passwort wird nicht gespeichert.

4. Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Funktion und Rollen.
• Dienstbefreiungen: Zeitraum bzw. Schulstunden, Anlass, Begründung, Bearbeitungsstand und -verlauf (wer, wann).
• Krank- und Gesundmeldungen: Zeitraum, Grund/Nachricht, Angabe „Attest liegt vor" und – falls hochgeladen – der Attest-Scan.
• Kaffeekasse: eigene Buchungen (Betrag, Datum, Beschreibung).
• Schadens- und IT-Meldungen: Ort, Beschreibung, meldende Person, optional ein Foto.
• Geräte: Name der ausleihenden Person, bei Schülergeräten zusätzlich Klasse und Angaben der Erziehungsberechtigten, unterschriebener Leihvertrag bzw. dessen Scan.
• Passwort-Meldungen: Name und Klasse der Schülerin/des Schülers, betroffenes System, Bearbeitungsstand.
• Technisch: Anmelde-Sitzungscookie, Server-Protokolle, Push-Gerätekennungen (sobald die zugehörige App genutzt wird).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der Schule erhalten nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff (rollenbasiert; den Attest-Scan sehen z. B. nur Schulleitung und Sekretariat). Im Auftrag der Schule tätige Dienstleister:

• netcup GmbH, Karlsruhe – Server-Hosting (Deutschland).
• Cloudflare – verschlüsselte Offsite-Sicherung (Objektspeicher in der EU-Region). Die Sicherung ist Ende-zu-Ende verschlüsselt; ein Zugriff auf Klardaten ist dort nicht möglich.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. – Anmeldung über das Schul-Microsoft-Konto und Abgleich der Kollegiums-Gruppe.

Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Von openholidaysapi.org werden ausschließlich allgemeine Ferientermine bezogen (ohne Personenbezug). Verlinkte Inhalte (z. B. der „WozDi"-Sway oder TaskCards) liegen außerhalb dieses Portals; beim Anklicken gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

6. Speicherdauer

Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungsfristen. Für ausgeschiedene Beschäftigte wird nach einer Wartefrist die Löschung bzw. Anonymisierung geprüft. Die konkreten Fristen je Bereich ergeben sich aus dem internen Löschkonzept der Schule.

7. Cookies und lokale Speicherung

Es werden nur technisch notwendige Cookies verwendet (Anmelde- Sitzung, Ansichts-Umschaltung für Administratoren). Zusätzlich speichert der Browser lokal rein funktionale Einstellungen (Kachel-Reihenfolge, Schriftart) ohne Personenbezug. Es findet keine Analyse, keine Reichweitenmessung und keine Einbindung von Drittanbieter-Diensten zu Werbezwecken statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine Übersicht der zu Ihrem Konto gespeicherten Daten samt Download finden Sie im Portal unter „Meine gespeicherten Daten". Stammdaten (Name, E-Mail) stammen aus dem Microsoft-Schulkonto und werden dort berichtigt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, poststelle [at] datenschutz-bayern [Punkt] de.

9. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Stand: September 2026.